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Annexe aux CGU — Sous-traitance des données personnelles

Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

Cette annexe s'ajoute aux conditions générales d'utilisation de Manage Club et tient lieu du contrat écrit exigé par l'article 28.3 du RGPD entre chaque club, responsable du traitement, et Openiera, sous-traitant. Elle suit l'exemple de clauses publié par la CNIL.

1. Les parties et l'objet

Le club qui souscrit à Manage Club, représenté par la personne qui crée ou gère son compte, est le responsable du traitement des données de ses membres. Openiera SARL (51 B rue d'Hautmont, 59720 Louvroil ; RCS Valenciennes 932 444 003) est son sous-traitant. Cette annexe fixe les conditions dans lesquelles Openiera traite ces données pour le compte du club.

2. Description du traitement

• Nature et finalité : héberger et mettre à disposition l'application qui permet au club de gérer son effectif, ses séances, les présences, les évaluations, les informations médicales de ses joueurs, et, en formule Pro, le paiement en ligne des licences.
• Personnes concernées : joueurs (en majorité mineurs), leurs représentants légaux et contacts, éducateurs, responsables techniques et dirigeants du club, familles qui paient une licence.
• Données : celles décrites au § 2.1 de la politique de confidentialité, y compris des données de santé (informations médicales).
• Durée : celle de l'abonnement du club, puis le temps de la restitution ou de la suppression (§ 10).

3. Instructions du club

Openiera ne traite les données que sur les instructions documentées du club : son usage de l'application et ses réglages tiennent lieu d'instructions. Openiera n'utilise pas les données à d'autres fins, ne les vend pas et ne les transfère hors de l'Union européenne que dans les conditions du § 6. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, Openiera en informe le club.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées par Openiera à traiter les données s'engagent à la confidentialité. Elles n'accèdent aux données que si leur mission l'exige.

5. Sécurité

Openiera met en œuvre les mesures de l'article 32 du RGPD, notamment : hébergement en France ; chiffrement des échanges ; cloisonnement des données par club, puis par rôle et par groupe ; accès aux photos par liens temporaires ; chiffrement des clés HelloAsso des clubs ; sauvegardes chiffrées ; contrôle des droits côté serveur.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le club autorise Openiera à recourir aux sous-traitants listés au § 5 de la politique de confidentialité (hébergement, base de données, envoi des courriels, paiement des abonnements, notifications). Openiera impose à chacun les mêmes obligations, et reste responsable envers le club. Elle informe le club de tout ajout ou remplacement prévu, 30 jours à l'avance ; le club peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier son abonnement.

7. Droits des personnes

Openiera aide le club à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, portabilité…). Si une demande lui parvient directement, elle la transmet au club sans tarder.

8. Violation de données

Openiera informe le club de toute violation de données personnelles sous 24 à 48 heures après en avoir pris connaissance, depuis l'adresse contact@openiera.com. C'est plus strict que le « dans les meilleurs délais » de l'article 33.2 du RGPD, et laisse au club le temps de notifier la CNIL dans les 72 heures (articles 33 et 34).

L'information précise :

• la nature de la violation ;
• les personnes et les données concernées, et leur nombre approximatif ;
• l'impact probable et sa portée ;
• si la violation est maîtrisée ou non ;
• les mesures prises ou envisagées.

Ce qui n'est pas encore connu au moment de l'information est transmis ensuite, au fur et à mesure.

9. Aide à la conformité

Openiera aide le club pour la sécurité, les notifications de violation, l'analyse d'impact relative à la protection des données et la consultation de la CNIL (articles 32 à 36 du RGPD). Elle met à la disposition des clubs une analyse d'impact commune et un modèle de notice d'information des familles.

10. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, le club peut exporter ses données. Openiera les supprime ensuite dans un délai de 30 jours, photos comprises, sauf ce que la loi l'oblige à conserver, et le confirme au club sur demande.

11. Documentation et audits

Openiera met à la disposition du club les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe, et permet les audits raisonnables qu'il demande, avec un préavis de 30 jours.

12. Ce que le club garantit

Le club détermine les données qu'il enregistre et s'assure qu'il a le droit de le faire : il informe ses membres et les familles, et recueille le consentement écrit des représentants légaux avant d'enregistrer des informations médicales sur un enfant.

13. Modification de cette annexe

Toute modification de cette annexe est notifiée directement à chaque club et doit être acceptée par lui : sa publication sur ce site ne suffit pas (lignes directrices 07/2020 du Comité européen de la protection des données).